Le premier acte à accomplir est dénommé l’acte de notoriété qui permet d’établir la dévolution de la succession et de prouver sa qualité d’héritier. Cet acte qui nécessite la présence de deux témoins ayant connu le défunt permet au notaire d’établir de façon incontestable la liste des personnes appelées à recueillir la succession ainsi que leurs droits respectifs. Ensuite, il y a l’établissement de la procuration pour gérer la succession.

Le notaire aura à dresser la déclaration de succession, une étape majeure dans le règlement d’une succession. Cet acte sert essentiellement à calculer le montant éventuel des droits à payer par les héritiers à l’Etat. N’étant pas obligatoirement notarié, cet acte peut être établi par les héritiers eux-mêmes sans le concours du professionnel du droit notarial. Cependant le recours à ce dernier est fortement conseillé, la détermination des parts taxables nécessitant une connaissance approfondie du droit civil et fiscal.

Il fixe le cas échéant les modalités du maintien dans l’indivision (convention d’indivision) ou les opérations de partage (composition des lots notamment). En effet, si l’indivision est jugée trop contraignante (les décisions devant être prises à l’unanimité des indivisaires), les héritiers peuvent procéder au partage des biens entre eux. Ce partage peut en principe, être provoqué à tout moment. Le plus souvent un accord est trouvé et le partage a lieu à l’amiable, dans le cas contraire il s’agira d’un partage judiciaire devant le tribunal, entraînant des délais et coûts supplémentaires. Les biens à partager sont estimés par un expert (un notaire généralement) et les lots sont composés par le tribunal. Lorsqu’il y a impossibilité de composer les lots en nature, on procède à la licitation des biens (ventes aux enchères) et le prix de vente est partagé. La vente aux enchères se déroule devant le tribunal en principe. Mais elle peut aussi avoir lieu chez un notaire si tous les intéressés y consentent (et qu’il n’y a pas d’enfant mineur). En cas d’indivision, le notaire peut proposer aux indivisaires, l’insertion dans la convention d’indivision une clause de médiation par lesquels ils s’obligent à recourir préalablement à tout action judiciaire, à la médiation du notaire pour les différends qui pourront les opposer dans l’exercice de leurs droits d’héritiers. Pendant toute la période de l’indivision, le notaire peut être requis comme mandataire pour recevoir l’actif liquide, assurer en certaines circonstances une gestion provisoire et payer le passif.

Pour permettre au notaire de faire les différentes formalités, plusieurs documents doivent lui être remis :

• les documents relatifs aux personnes : défunt, conjoint, héritiers (actes de naissance, acte de décès, jugement de divorce, …)
• documents relatifs aux biens (testament, donation entre époux, donations antérieures, titres de propriété, références des comptes en banque…)
• la liste complète des dettes du défunt qui pourront éventuellement être déduites de la déclaration de succession.

Le règlement d’une succession a un coût variable d’un cas à l’autre